Der Business Knigge für Anfänger und Fortgeschrittene
Wenn es um das korrekte Verhalten im Geschäftsalltag geht, sind immer auch branchentypische Unterschiede zu berücksichtigen. Grundsätzlich gibt es teils gravierende Unterschiede zwischen eher konservativen Branchen sowie kreativen Branchen – Empfehlungen eines Business Knigge sind daher nie einheitlich oder für alle Unternehmen gleichzeitig passend. Es gibt aber dennoch ein paar Grundregeln und Etiketten, die jeder, der am Wirtschaftsleben aktiv teilnimmt, berücksichtigen sollte.
Hessen-Display informiert im Folgenden über grundsätzliche Aspekte und gibt damit einen Einstieg in den Business Knigge für Einsteiger und Fortgeschrittene. Los geht’s!
Die Basis: Höflich, besonnen und seriös auftreten
Jeder, der ganz konkret auch Kundenkontakt hat, kennt das: Es gibt Kunden, die verständnisvoll auf Probleme oder Verzögerungen reagieren und mit denen eine fruchtbare Zusammenarbeit entsteht, sowie Kunden, die jedes noch so kleine Detail im Voraus planen, äußerst kritisch begutachten und nur sehr schwer zufriedenzustellen sind. Es ist in beiden Fällen ratsam, sich eine Verärgerung nicht anmerken zu lassen und auch dann höflich zu bleiben, wenn das Gegenüber selbst ausfällig oder gar persönlich wird. Schlechtes Benehmen muss nicht immer bedeuten, dass die Person selbst unhöflich ist, sondern kann auch temporäre Ursachen haben – wer in diesen Situationen die Contenance bewahrt und professionell bleibt, hat im Zweifelsfall die Argumente auf seiner Seite.
Merke: Wer sympathisch und eloquent auftreten kann, wird mit weit höherer Wahrscheinlichkeit als kompetent, seriös und erfahren wahrgenommen. Diese Attribute helfen nicht nur in Verhandlungen, sondern ermöglichen zugleich eine wirkungsvolle, vertrauensvolle und einträgliche Zusammenarbeit.
Distanz zum Gegenüber wahren
Auch wenn man durch lockere Umgangsformen in Start-ups oder kreativen Branchen meinen könnte, die Grenzen zwischen den Hierarchien würden verschwimmen, so täuscht das über die tatsächlich wichtigen Verhaltensregeln hinweg. In jedem Business Knigge findet sich daher die Empfehlung, die sog. Distanzzone seines Gegenübers zu wahren und sich zu vergegenwärtigen, in welcher Beziehung man tatsächlich zueinandersteht. Im Geschäftsleben gilt daher: Vermeiden Sie Körperkontakt (bis auf Begrüßungen, dabei reicht der Ranghöhere dem Rangniederen die Hand oder stellt die Runde vor) und rücken Sie Ihrem Gegenüber nicht „auf die Pelle“.
Business Knigge Basics: Kritik sachlich und unter vier Augen äußern
Nicht wenige werden durch das Verhalten einzelner dazu animiert, auf dieselbe Art und Weise beispielsweise Kritik zu äußern und vor versammelter Mannschaft Dinge zu besprechen, die eigentlich in einen kleineren Rahmen gehören. Sie wissen letztlich nie, wie gut Ihr Gegenüber Kritik oder Lob aufnimmt, sodass in Teambesprechungen oder Gruppendiskussionen stets um die Sache gerungen werden sollte, nicht um das Verhalten einzelner Personen. Geben Sie dem Betreffenden die Chance, sein „Gesicht zu wahren“ und vermeiden Sie dabei allgemeine Kritikpunkte – benennen Sie konkret, sachlich und höflich die Punkte, die Sie als kritikwürdig erachten und versuchen Sie, Lösungen zu erarbeiten.
Schenken Sie Ihrem Gegenüber Ihre ganze Aufmerksamkeit – von Anfang bis Ende des Gesprächs
Was im Privaten schon massiv stört, kann im Geschäftlichen viel negativer aufgefasst werden und zum Verlust des Projektes führen. Unser Business Knigge Rat lautet daher: Geben Sie Ihrem Gast, einem Kunden oder Interessenten stets das Gefühl, jederzeit ansprechbar zu sein. Das heißt mitunter auch, dass Sie diesen persönlich in der Lobby empfangen und nach Abschluss des Gesprächs auch wieder bis dahin begleiten. Kleine Annehmlichkeiten wie Getränke oder Snacks vor Ort verstehen sich von selbst, je kurzweiliger der Termin gestaltet wird, desto besser.
Sie sollten es daher auch vermeiden, Telefonanrufe während des Termins anzunehmen oder mit Kollegen über Dinge zu sprechen, die nichts mit dem Anliegen des Kunden zu tun haben.
Weitere Tipps, die in keinem Business Knigge fehlen dürfen
- Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, auch in E-Mails einen lockeren Ton zu pflegen. Hier gilt es, bestimmt aufzutreten und die üblichen Höflichkeitsfloskeln zu wahren, die auch im realen Gegenüber wichtig sind. Daher sollten Sie auf Abkürzungen, verschachtelte Sätze und dergleichen verzichten. E-Mails führen im besten Fall dazu, dass keine telefonischen Nachfragen kommen – wer tendenziell eher für sich arbeitet, kann damit natürlich auch das Risiko vermeiden, bei Telefonanrufen die wichtigsten Business Knigge Regeln umzusetzen.
- Apropos Telefonanrufe: Melden Sie sich stets mit vollem Namen und Firma, bitten Sie ggfs. um Rückruf oder mehr Zeit, wenn es um Dinge geht, von denen Sie keine Ahnung haben. Kommunizieren Sie dies auch offen und ehrlich, damit Ihr Gegenüber stets weiß, woran er bei Ihnen ist.
- Lockern Sie zu Beginn eines Treffens oder in Pausen die Situation durch Smalltalk, vermeiden Sie dabei aber Themen wie Religion, Politik oder vergleichbare Dinge. Bleiben Sie kurzweilig und lenken auf positive Dinge, um eine persönliche Ebene zu schaffen.
Kurzum: Ein Business Knigge kann Ihnen stets nur grundsätzliche Verhaltensregeln geben, die Sie dann selbst in die Tat umsetzen müssen. Hier gilt der Grundsatz: Weniger ist oftmals mehr. Mitunter dauert es, bis man sich aneinander gewöhnt und die Situation nicht mehr so angespannt ist. Geben Sie sich diese Zeit und fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus.
