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Eigenes Event planen – Schritt für Schritt

Für viele Unternehmen und Institutionen gehören Events zu den wichtigsten Veranstaltungen, welche die eigene Mission unterstützen. Von ausgiebigen und hochwertigen Partys bis hin zu Events, die quasi im Feld stattfinden und einer bestimmten Thematik folgen, sind die Möglichkeiten ausgesprochen abwechslungsreich. Doch ohne eine wirklich durchdachte und systematische Planung des Events, sind die Erfolgschancen doch insgesamt relativ gering.

Ein gutes Event auf die Beine zu stellen, ist aber keinesfalls unmöglich, weshalb wir hierbei ein wenig Abhilfe schaffen möchten, indem wir über einen systematischen Plan informieren.

Was soll das Event erreichen? Vorherige Überlegungen sind das A und O

Ein Event wird eigentlich nie grundlos geplant. Es gibt unterschiedlichste Gründe und oft kann die wirkliche Intention dadurch unterstützt werden, das Event angemessen zu planen. So kann ein Event beispielsweise tatsächlich als klassische Feier angedacht werden, um Errungenschaften oder den Abschluss eines wichtigen Projektes zu feiern. Solche Abschnitte klar zu zelebrieren und über solche Events öffentlich abzuschließen, kann von großem Vorteil sein.

Aber auch zum Aufbau von Beziehungen oder zur Festigung dieser kann ein Event dienen. Aus der Sicht von Institutionen wie Behörden kann ein Event aber auch ganz einfach als interessante Unterhaltung für breite Bevölkerungsschichten und unterschiedlichste Zielgruppen dienen. So oder so sind diese Überlegungen bei der Planung des Events einer der ersten Schritte, auf dem basierend weitere Planungsschritte stattfinden können.

Der erste Schritt der Planung ist der Einbezug der wichtigen Personen: Das schafft Perspektive

Kleinere Events können auch allein geplant werden, ganz oft ist es allerdings wichtig viele Personen einzubeziehen. So können die verschiedenen Sichtwinkel viele Perspektiven bieten und dafür sorgen, dass das Event zum Erfolg wird. Nichts wird vergessen und der Fokus kann klar definiert werden. Ohne eine Übersicht über die Ziele und Bedürfnisse ist das schwierig. Oft ist auch externe Hilfe bei besonders hochwertigen Events sinnvoll. Solche Experten wissen, worauf es ankommt und unterstützen dabei, um das Event zum Erfolg werden zu lassen.

Budgetplanung sollte ganz am Anfang stehen

Ein Event sollte professionell genug ausgestattet und durchgeführt werden, um zu überzeugen, ein festgelegtes Budget ist dennoch wichtig. Ansonsten kann das Event schnell aus dem Ruder laufen. In der Budgetplanung steht dabei ein Höchstwert für die Ausgaben. Dieser Wert sollte dann weiter untergliedert werden, um für verschiedene Aspekte des Events die Ausgaben im Blick zu halten. Aus planerischen Gründen sollte dabei darauf geachtet werden, dass stets der Überblick gewahrt wird. Digitale Planungstools gibt es heutzutage genau für solche Ansprüche, die auch gemeinsam genutzt werden können und somit das systematische Planen unterstützen.

Tipp: Unter Umständen finden sich auch Sponsoren oder es gibt Fördermöglichkeiten, die finanzielle Unterstützungen für das Event bieten. Halten Sie daher hier auch die Augen offen.

So finden Sie den optimalen Ort für Ihr Event

Zu einem Zeitpunkt sollte auch die Frage nach dem Ort gestellt werden. Interne Lösungen sind häufig geeignet und können mit wenigen Vorbereitungen umfunktioniert werden. So lassen sich Räumlichkeiten stets gut aufwerten, beispielsweise mit entsprechender Licht- und Musikausstattung. Doch auch hochwertige externe Locations gibt es im Grunde genommen überall. Von umfunktionierten Eventscheunen bis hin zu ganzen Hallen, können Events vielfältig umgesetzt werden.

Eine ausgiebige Planung des Konzeptes ist unheimlich wichtig für ein erfolgreiches Event

Weitere Planungsschritte sind ebenfalls vorhanden. Einen kühlen Kopf zu bewahren ist hierbei ein wichtiger Aspekt, da nicht alles geplant werden kann und auch nicht alle Eventualitäten abgedeckt werden können. Vieles lässt sich allerdings planen. So beispielsweise wann, wie und wer eingeladen werden soll. Hierbei werden direkt zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden, da somit auch die gesamten Kapazitäten festgelegt werden, um Aspekte wie Bestuhlung und Catering abzustimmen.

Auch ein zeitlicher Ablauf sollte geplant werden. So ist ein Event eigentlich immer an bestimmte Programmpunkte gebunden und auch lockere Phasen für das Networking können vorhanden sein. Gemeinsam mit potenziellen Gästen, die in diesen einzelnen Programmpunkten zum Event beitragen, kann somit ein grober Ablauf gut vorangestellt und in der Abstimmung perfektioniert werden.

Auch in Sachen Technik gibt es einigen Planungsbedarf. Oft ist das Outsourcen dieser Tätigkeit an Profis sinnvoll. Diese bringen nicht nur die nötige Expertise mit, sondern verfügen oft auch über Equipment, allerdings sind besonders bei kleineren Events auch interne Lösungen durchaus möglich.

Gleiches gilt für die Sicherheit, da auch diese bei vielen Events notwendig ist, um einen guten Ablauf zu gewährleisten und in Krisensituationen gut reagieren zu können. Eine weitere Frage ist die der Verpflegung, da es im Prinzip keinen Fall gibt, bei dem das Catering nicht wichtig ist und zumindest Optionen für den Kauf von Essen und Trinken vorhanden sein sollten. Eigene Mitarbeiter sollten in dieser Planung niemals vergessen werden.

Hinweis: Auch über das Event hinaus sollten einige Planungsschritte eingeleitet werden und zwar bevor das Event startet. Aspekte wie der Abbau, das Aufräumen und die Entsorgung von Müll sind hiermit gemeint und können mit ausgiebiger Planung angegangen werden.

Mit Hessen-Display können Sie dem Event einen individuellen Touch verleihen

Viele Events wirken recht austauschbar und unterscheiden sich kaum. Ein bisschen auf die eigene Sache aufmerksam zu machen und darüber aufzuklären, worum es geht und wer die Veranstalter sind, kann also nie schaden. Werbeprodukte von Hessen-Display können Ihnen hierbei helfen. Werfen Sie dazu jetzt einen Blick in unser ausgiebiges Sortiment – bei Bedarf beraten wir Sie selbstverständlich auch gerne!