Workshops organisieren leichtgemacht
Mit Sicherheit waren Sie im Laufe Ihres Geschäftslebens schon einmal Teil eines Workshops – der gar nicht so benannt sein muss, geläufig sind auch Begriffe wie „Arbeitskreis“ oder „Arbeitsgruppe“. Auch in Form von Fortbildungen oder Qualifizierungsmaßnahmen werden Sie die Arbeitsweise von Workshops hautnah miterlebt haben, indem nämlich ein Experte zu Ihnen spricht, ein interaktives Miteinander integriert wird oder klar abgegrenzte Themen behandelt wurden. Die Frage, die sich nun stellt, lautet: Was ist nötig, um selbst einen Workshop zu konzipieren und zu veranstalten?
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Welches Ziel verfolgt ein Workshop? Danach richtet sich der Inhalt aus
Um einen Workshop effizient abhalten zu können, braucht es eine vorher klar benannte Ziel- oder Problemsetzung, die hier diskutiert, debattiert und mitunter spielerisch erreicht oder gelöst werden soll. Ein Workshop bietet sich beispielsweise an, um relevante Themen näher zu betrachten, wie etwa die Neueinführung der DSGVO im letzten Jahr und deren Auswirkung auf bestehende Datenschutzrichtlinien oder den Umgang mit Kundendaten. Es wird also durch einen Experten eine exemplarische Bewertung der Sache vorgenommen, um den damit betrauten Personen etwas Greifbares an die Hand zu geben, damit eigenständig umzugehen.
Denkbar wären aber auch Themensetzungen, die sich mit einem konkreten Problem beschäftigen oder die Zusammenarbeit im Team verbessern. Grundsätzlich ist es daher sinnvoll, so viele interaktive Bestandteile wie möglich zu integrieren, um daraus keinen langweiligen Frontallehrgang zu machen, sondern durch aktives Praktizieren ein Bewusstsein für das Thema zu schaffen. Sie sollten diese Aspekte, genauso wie klassische Bestandteile, vorab auch kommunizieren und offen darstellen. So kommt niemand mit der falschen Vorstellung in den Workshop.
Kurzum: Am Ende des Workshops muss ein konkreter Fortschritt stehen, der greifbar ist und den Teilnehmern einen Mehrwert bietet. Deshalb empfiehlt es sich, eine besonders klare Sprache in der Workshop-Ankündigung zu benutzen, um klar zu benennen, worum es geht und mit welchen Mitteln das Ganze erreicht werden soll.
Zur richtigen Gruppengröße, der Aufgabe der Moderation sowie weiteren Aspekten
Steht das Grundkonzept, stellt sich die Frage, in welchem Umfang das Ganze sinnvoll vollbracht werden kann. Nehmen zu wenige daran teil, hemmt das den Austausch – sind es jedoch zu viele Teilnehmer, so wird es zu unübersichtlich, es fehlt die Basis für einen konstruktiven Austausch auch in kleinerem Maßstab. Bleiben Sie daher realistisch und überfrachten Sie den Workshop nicht, alternativ lohnt sich eine Aufteilung auf mehrere Tage, wenn es thematisch sinnvoll und zwingend notwendig ist.
Ihre Rolle als Organisator des Workshops ist nicht nur auf den fachlichen Input begrenzt, denn zugleich müssen Sie Fähigkeiten als Moderator haben und wissen, wie Sie auch größere Gruppen „in Form“ bringen. Gerade bei firmeninternen Workshops kann es sinnvoll sein, die Aufgabe der Moderation in externe Hände zu geben – ansonsten droht die Gefahr, dass latente Kritik am Vortragenden (Vorgesetzter o.ä.) dazu führt, dass die Offenheit dem Thema gegenüber fehlt oder beispielsweise Dinge behandelt werden, welche die Person selbst betreffen. Ein externer Moderator sichert bei Workshops die Neutralität, bringt frischen Wind in die Sache und Impulse von außen, die als wertvoll wahrgenommen werden.
Vergessen sollten Sie dabei außerdem nicht, dass entsprechende Hilfsmittel wie Beamer, Flipcharts oder anderes Equipment sinnvoll eingesetzt werden. Das lockert die Atmosphäre auf, führt zu häufigen Pausen des Vortragenden, sodass Gesagtes besser verarbeitet werden kann – auch hilft es dabei, harte Fakten für jeden sichtbar darzustellen, sodass diese nicht in das Storytelling des Vortrags gequetscht werden müssen.
Ganz wichtig: Räumen Sie ausreichend Zeit ein für Rückfragen, kleinere Diskussionen oder Verständigungen unter den Teilnehmern. Dazu ist selbstverständlich eine Mittagspause zu planen, allerdings sollte auch während des aktiven Vortrags die Möglichkeit bestehen, ohne Zeitdruck auf Rückfragen einzugehen.
Arbeiten Sie zur Organisation von Workshops mit Checklisten
Oftmals fällt es schwer, bei häufigen Nachfragen nicht den Faden zu verlieren. Damit besteht die konkrete Gefahr, dass wirklich wichtige Aspekte nicht zur Sprache kommen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihren Workshop nicht nur mit Equipment wie Präsentationsboards, Flipcharts, etc. gestalten, sondern auch klar definierte Lernfortschritte oder Themenbereiche definieren. So können Sie flexibel entscheiden, welche Dinge bei Zeitdruck mit Priorität behandelt werden sollen und welche mitunter unter den Tisch fallen. Geben Sie daher zu Beginn nur eine grobe Gliederung oder einen Ablauf, der sich thematisch auch vor Ort ändern lässt.
Hierzu empfiehlt es sich, verschiedene Workshop-Methoden kennenzulernen und die geeigneten im Voraus zu üben. Diese Methoden sind für die Organisation wichtig, setzen aber voraus, dass die Gliederung so aufgebaut ist, dass regelmäßig Ergebnisse oder Fortschritte erzielt werden können. Mit den Hilfsmitteln von Hessen-Display machen Sie Ihren Workshop mit Sicherheit zum Erfolg!
